"Früher war der Lieferschein-Prozess mühsam und fehleranfällig. Heute läuft alles digital – von der Vorbereitung bis zur Unterschrift."
Die Hartmann Erdbau GmbH vermietet Baumaschinen, doch der analoge Prozess der Lieferscheinabwicklung bremste das Geschäft aus. Dreifache Papierausfertigungen, fehlende Informationen vor Ort und mangelnde Dokumentation führten zu Ineffizienz und Haftungsrisiken.
Das Problem: Analoge Zettelwirtschaft
Der alte Prozess war von manuellen Hürden geprägt:
- **Dreifacher Papieraufwand:** Lieferscheine mussten bei Übergabe und Rücknahme vor Ort handschriftlich ausgefüllt werden.
- **Fehlende Vorbereitung:** Der Geschäftsführer konnte Lieferscheine für Mitarbeiter nicht digital vorkonfigurieren, was telefonische Rücksprachen erforderte.
- **Informations-Silos:** Wichtige Kundendaten und Notizen lagen in Notizbüchern oder Köpfen einzelner Mitarbeiter, unzugänglich für das Team.
- **Keine Beweissicherheit:** Es gab keine standardisierte Fotodokumentation. Bei Schäden war oft unklar, ob diese beim Kunden oder bereits vorher entstanden waren.
Die Lösung: Integriertes CRM & Mobile Erfassung
Wir digitalisierten den gesamten Mietprozess durch die Einführung eines CRM-Systems (**HubSpot**) und eine mobile Lieferschein-Lösung.
- **Zentrales Daten-Hub:** Alle Kunden- und Auftragsdaten sind im CRM gespeichert und für alle berechtigten Mitarbeiter abrufbar.
- **Vor-Ausfüllen:** Der Geschäftsführer kann Lieferscheine im Büro vorbereiten. Der Mitarbeiter vor Ort muss nur noch ergänzen und unterschreiben lassen.
- **Mobile Abwicklung:** Lieferscheine und Rückgabeprotokolle werden direkt am Tablet oder Smartphone ausgefüllt.
- **Automatische E-Mail:** Der Kunde erhält sofort nach der Unterschrift eine Kopie per E-Mail – kein Papierkram mehr.
Fotodokumentation & Beweissicherheit
Ein Gamechanger war die integrierte Fotodokumentation. Bei der Übergabe und Rücknahme werden nun systematisch Fotos vom Zustand der Maschine gemacht.
Der Vorteil: Diese Fotos werden automatisch im CRM beim jeweiligen Kundenauftrag abgelegt. Gibt es später Diskussionen über Schäden, lässt sich der Zustand zum Zeitpunkt der Übergabe lückenlos nachweisen. Das schafft Sicherheit für beide Seiten.
Ergebnisse
Keine verlorenen Zettel mehr. Alles ist digital durchsuchbar und archiviert.
Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf relevante Informationen, ohne Rückfragen beim Chef.
Fotodokumentation schützt vor ungerechtfertigten Schadensersatzforderungen.
Schnellere Übergaben und weniger Kommunikationsaufwand während der Aufträge.